Después de ochenta días de confinamiento, el vinito virtual de los viernes con los amigos está empezando a dejar un mal sabor de boca. Empieza Paloma, analista financiero, que nos cuenta que estuvo hasta las 11 la noche anterior para acabar un informe. Luego Juan, jefe de Compras, se lamenta que sus videoconferencias interminables se solapan tanto que le dejan sin tiempo para comer. Peor aún, Ana, jefa de un proyecto IT, nos cuenta que está de baja por ataques de vértigo relacionados con el estrés. “Estaba trabajando dos o tres horas extra todos los días, pero aún así no podía terminar todo. Es de locos”.

Por desgracia, últimamente abundan ejemplos similares que apuntan a un ambiente tóxico de “permatrabajo”. Sin embargo, ninguno de mis amigos trabaja en organizaciones de primera necesidad como sanidad, energía o distribución alimentaria, ni tampoco son CEOs ni DGs. Entonces, ¿qué está pasando? Según Kristine Dery del MIT Center for Information Systems Research, lo que estamos viendo es “una mezcla poco sana de “sobre-rendimiento” por parte de trabajadores ansiosos por demostrar su valía en una economía inestable, junto a una falta de liderazgo apropiado”. O sea, la receta perfecta para acabar en “burn-out”.

Sin embargo, aunque muchos líderes necesitan mejorar su forma de gestionar, no podemos  echar toda la culpa al jefe. La triste realidad es que trabajar en exceso no es nada nuevo pero en estos momentos aquellas personas que luchan con la carga adicional de cuidar a familiares o  tener niños pequeños en casa están llevándolo aún peor. Pero nadie va a venir a rescatarnos; nos toca hacer a cada uno lo que podamos para ralentizar el ritmo de trabajo y “parar la rueda”. Y aunque las soluciones mágicas no existen, esperamos que estos consejos prácticos sirvan para ayudarte a trabajar y vivir mejor en esta difícil etapa.

7 Pasos para ser más Productivo y Proteger tu Bienestar 


1. Rompe el ciclo—protege tu tiempo

Acuerda horas clave de disponibilidad para trabajar en equipo, pero bloquea períodos todos los días para trabajar más en profundidad, es decir, para analizar, escribir informes, hacer trabajo creativo ¡o simplemente para asegurarte de poder comer a tiempo! Llamadas, correos—cada vez que nos interrumpen, se rompe nuestra concentración y nos lleva a pasar más tiempo delante de la pantalla. En un famoso estudio, Gloria Mark de la Universidad de California descubrió que cada interrupción que recibe alguien que trabaja en una oficina le supone más de 23 minutos para poder recuperar el nivel de concentración que tenía antes de ella. Para terminar tu día laboral a una hora razonable, procura no tener reuniones más allá de las 16h. Habla con quien las organiza y si hace falta busca aliados para ayudarte a influir.

2. Audita tus reuniones

La Ley nº1 de las Reuniones dice: Las reuniones siempre se multiplicarán de forma exponencial hasta llenar todo el tiempo disponible. Ahora es buen momento de  revisar (junto con tu equipo si es posible) tu calendar io de reuniones para el mes próximo. ¿Cómo puedes cambiar tus reuniones en concordancia con prioridades, procedimientos o limitaciones actuales? Preguntas a hacer: ¿Esta reunión sigue siendo relevante? ¿Se puede hacer con menor frecuencia? ¿Hace falta reunirse o se puede hacer mediante Microsoft Teams, Slack, Trello, etc.

3. Jugar con las ausencias

La Ley nº2 de las Reuniones dice: Invita siempre al doble de personas necesarias ya que no sabes quién hace qué y no quieres que nadie se enfade. ¡Aprende de Jeff Bezos y Elon Musk rechazando las invitaciones por defecto! Pregúntate: ¿Qué me aporta esta reunión? ¿En qué puedo contribuir? ¿Me invitan por inercia? ¿Conviene más que vaya otra persona del departamento en mi lugar? ¿Puedo asistir solamente a la parte que me concierne? ¿Es suficiente leer las minutas de la reunión? ¡Y desde luego no aceptes ninguna invitación sin objetivo y agenda claros!

4. Planifica tus pausas

En nuestra rutina, el tiempo que pasamos en llegar a la oficina, cambiar de sala de reuniones, o incluso hacer cola para comer nos da un pequeño descanso mental y nos permite mover el cuerpo. Normalmente no trabajamos de forma tan intensiva como para dejarnos exhaustos al final del día. Un truco para incluir algún descanso es acortar todas las reuniones 10 minutos. De este modo te darás tiempo de estirar las piernas y recargar las pilas. Incluso tan sólo cinco minutos es suficiente para relajarte en silencio o hacer una práctica de Mindfulness para recuperar foco y calma. Prueba Insight Timer o Bhuddify por unas prácticas guiadas.

5. Pon limites: Di No

El trabajo consiste un buscar equilibrio entre el flujo constante de peticiones y prioridades cambiantes. Recuerda que nadie realmente conoce tu carga de trabajo en momentos normales y mucho menos ahora con cargas familiares adicionales—te toca a ti decir NO. Decir NO a una tarea no significa que no seas colaborativo; es tu deber como profesional. Decir NO significa decir SÍ a hacer tu trabajo de forma efectiva y Sí al bienestar personal. Di No con tacto—recuerda que los demás no conocen tu horario y que tu buzón de voz está para algo. En las palabras de Warren Buffet, “No puedes dejar que los demás decidan tu agenda en la vida”.

6. ¡Desengánchate de la dopamina!

“En cuanto termine esto, me paro”. ¿Te suena? Según los científicos, vivimos un subidón del neurotransmisor dopamina, sustancia placentera y altamente adictiva justo antes e inmediatamente después de completar una tarea. ¡De ahí nuestra afición a tachar cosas de nuestras listas de tareas! Pero la verdad es que el trabajo es interminable—muchos de nosotros podríamos trabajar toda la noche y seguir sin acabar. Entonces, ¿cuál es la respuesta? Aprende a tolerar la incomodidad de no acabar, elige las batallas y huye del perfeccionismo. Pregúntate: ¿Qué me tiene tan ocupado? ¿Vale realmente la pena? ¿Tengo cosas que debo dejar? Pide ayuda y deja que otras personas también aprendan. Nunca ha habido mejor momento para delegar.

7. Cierra la puerta y recupera tu vida

Sin las rutinas normales de la oficina, desconectar nos puede resultar difícil al final del día, especialmente cuando hay tanto que hacer y las opciones de ocio siguen tan limitadas. Pon alarmas, utiliza apps como FocusMe o ScreenTime y pide a tus familiares que te ayuden para escapar de tu mesa y recuperar tu vida personal. Antes de salir, anota tu lista de prioridades para el día siguiente; así tu cerebro dejará de dar vueltas—literal y metafóricamente. Y ¡sal por la puerta a relajarte, recargarte y disfrutar de tu vida!

La próxima vez que te sientas agobiado, déjalo todo durante unos instantes y piensa qué podrías hacer para cambiar la situación. ¡Y hazlo! Ahora más que nunca depende de cada uno cambiar la dinámica del “permawork” para trabajar bien y vivir aún mejor. ¡Brindemos en ZOOM por eso!

Si te interesa aprender más sobre resiliencia, efectividad personal y liderazgo en remoto, consulta nuestro nuevo serie de “Éxito en Remoto”.

 

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En las últimas semanas trabajar desde casa se ha convertido en el orden del día para la mayoría de nosotros a causa de la crisis del COVID-19. Y esta nueva situación significa que muchos de nosotros tendremos que aprender rápidamente cómo liderar y participar en video y teleconferencias. 

Las reuniones de cualquier tipo pueden ser todo un reto incluso en las mejores de las circunstancias, pero las reuniones virtuales nos pueden complicar la vida todavía más. Aún en las mejores de las circunstancias, en cuanto los dos o tres primeros participantes se unan a la llamada, empiezan los problemas. El viejo chiste sobre las reuniones nunca ha sido más acertado: Las mejores reuniones son de dos personas…¡y el otro ha tenido que cancelar! Una encuesta reciente de más de 1000 trabajadores en EE.UU. y el Reino Unido reveló que hasta un 33% del tiempo de sus teleconferencias se pierde entre distracciones e interrupciones.

¡Pero no tiene por qué ser así! Si sigues unas reglas básicas y aprovechas la última generación de tecnología fácil y de precio razonable, puedes conseguir que tus reuniones sean más productivas ¡y hasta disfrutar de ellas!

Cinco claves para triunfar en las reuniones virtuales

1. Usa videoconferencia siempre que sea posible

La comunicación se vuelve muchísimo más fácil cuando podemos vernos las caras. Las expresiones faciales  y lenguaje corporal juegan un papel clave para transmitir nuestros mensajes y comunicar nuestras emociones. La videoconferencia es también una excelente manera de fomentar el espíritu de equipo porque facilita que los miembros se conozcan a nivel personal. Para recrear la sensación de una reunión presencial y sacar el máximo beneficio del vídeo, pide a los participantes que se acerquen más a sus cameras para que se vean bien sus caras. Las herramientas de videoconferencia como ZOOM, GoToMeeting, Skype, Microsoft Teams y Google Hangouts son muy fáciles de usar…¡y algunas son incluso gratis!

¡Pero ojo! No todo el mundo tiene el ancho de banda de Internet suficiente para la conexión por vídeo, así que procura siempre ofrecer una opción para unirse sólo por vía telefónica.

2. Sigue las mejores prácticas para reuniones

Como en todas las reuniones, informa por adelantado a los participantes sobre el objetivo y la agenda del encuentro, y facilítales cualquier documento que tengan que leer o propuestas que tengan que traer preparadas.

Limita al mínimo posible tanto el número de participantes como la duración  de la reunión. En nuestra experiencia, más de cinco o seis participantes para reuniones donde se requiere una participación activa, como resolver un problema o tomar una decisión, no es aconsejable ya que se vuelve difícil gestionar el grupo. Además, es más fácil que los introvertidos “se pierdan” entre los más parlanchines. También deberás limitar tus reuniones a 45 minutos. La comunicación virtual requiere una mayor concentración y es mucho más fatigante. Si de verdad necesitas más tiempo, introduce pausas para mantener a tu público interesado y con energía.

3. Comunica de forma breve y clara

Si ´lo bueno, si breve, dos veces bueno’ es buen consejo para reuniones presenciales, es aún más importante cuando se trata de la comunicación virtual. Ve al grano en tus intervenciones. Dilo una vez, dilo claro y no te repitas. ¡Asegúrate de terminar de hablar antes de que te dejen de escuchar! También es buena idea hablar un poco más despacio que de costumbre para que los demás puedan entenderte fácilmente. Y si no entiendes algo que alguien dice, no dudes en pedir que lo repitan o lo clarifiquen. Seguro que no serás el único en tener dudas y ayuda mucho para evitar futuros malentendidos.

4. Toma las riendas de la reunión

Es fácil perder el orden en las reuniones virtuales, por lo tanto es clave nombrar a alguien para dirigir el tráfico. Las responsabilidades del líder incluyen: limitar el debate al objetivo de la reunión; fomentar que las intervenciones sean concisas; y asegurarse de que todos tengan la oportunidad de dar su punto de vista (es decir, cortar de forma diplomática a los participantes con tendencia a alargarse o repetirse).

Evita preguntas generales como“¿Qué os parece?” o “¿Alguien tiene una sugerencia?” En su lugar, pregunta a la gente por orden en la mesa virtual (por ejemplo, “Vamos a escuchar a Carlos primero, luego Teresa y después Antonio”).    

Procura hacer que los debates lleguen a una conclusión: Prueba la técnica de Sólo Tres Palabras, que obliga a los participantes a resumir su postura. Por ejemplo: 

Líder: Maite, ¿cuál es tu opinión sobre la propuesta?’

Maite: Innecesaria, cara, compleja.

Líder: Susana, ¿y tú?

…y así.

5. Engancha  a tu audiencia

Según un artículo del Harvard Business Review, la mayoría de las personas reconoce que se dedica a otros asuntos durante las teleconferencias. Para ser preciso, el 65 por ciento suele escribir correos no relacionados con el tema de la reunión, el 25% se dedica a mirar las redes sociales, y el 21% está comprando on-line. ¿Es una batalla perdida entonces? ¡Pues no si procuras que tus reuniones virtuales sean breves, interesantes e interactivas!

Utiliza un buen tono de voz. No hay nada como una voz monótona para hacer que la gente desconecte. Utiliza buena entonación y volumen para transmitir entusiasmo y energía.   

Ayudas visuales. Si tienes que presentar información detallada, procura siempre compartir pantalla con PowerPoint gráficos, infográficos, etc. De esta manera el grupo podrá seguirte más fácilmente. 

Solicita feedback en tiempo real mediante encuestas como Poll Everywhere. Esta app móvil funciona de manera independiente de la plataforma de video/teleconferencia y permite a los participantes votar y evaluar diferentes opciones sin interrumpir la reunión. Para foros grandes, Webex y Adobe Connect también permiten involucrar al grupo con funciones virtuales como levantar la mano y votar sobre lo propuesto.

Prepárate para el futuro

En resumen, las reuniones son eventos; son como organizar una cena o una fiesta en casa. Como líder de la reunión virtual eres el anfitrión del evento y es tu responsabilidad dirigirlo de forma efectiva y productiva. Y seamos sinceros, los encuentros virtuales son la única opción que nos queda en estos momentos tan difíciles.

Pero la realidad es que las reuniones virtuales han llegado para quedarse. En el mundo post Covid-19 de recortes presupuestarios y restricciones de viajes, seguramente seguirán siendo la herramienta preferida para la comunicación. Por lo tanto, si tú y tu equipo podéis fortalecer vuestras dotes de comunicación virtual, os ayudará con creces tanto ahora como en el futuro.

Si quieres aprender más sobre cómo gestionar mejor los equipos en remoto, consulta nuestros cursos de Liderazgo.

remote teams equipos en remoto

Los equipos virtuales no son nada nuevo. Aunque la globalización ha popularizado el concepto, se podría decir incluso que empezaron con la expansión del Imperio Romano. La diferencia ahora mismo es que la crisis del Covid-19 ha lanzado a miles de organizaciones a teletrabajar de un día para otro. Y mientras que algunas organizaciones multinacionales tienen la experiencia y herramientas para adaptarse rápidamente, para muchas otras empresas cambiar de un modelo tradicional a trabajar desde casa es un duro desafío.

No queda duda de que estamos viviendo tiempos turbulentos con la llegada de retos nuevos a diario, pero la buena noticia es que los equipos virtuales pueden ser extremadamente exitosos. De hecho, estudios del MIT demuestran que los equipos en remoto pueden superar el rendimiento de los equipos tradicionales.

Nuestros expertos han establecido 10 Mejores Prácticas esenciales para ayudaros a ti y a  tu organización a liderar equipos en remoto e impulsar tu negocio en el entorno actual.

1. Clarificar y adaptar las metas

 Un caso tan singular como la pandemia del Covid-19 puede llegar a cambiar radicalmente las metas y prioridades de los negocios. Como con cada cambio, habrá puertas que se cierren y otras que se abran. ¿A qué debemos dar prioridad? ¿Hay alguna oportunidad en este momento? Quizá ésta es la oportunidad para ceñirnos a metas urgentes a corto plazo como garantizar la cadena de suministros y hacer los procesos más ágiles. ¿O a lo mejor es hora de trabajar buscando iniciativas a largo plazo tales como desarrollar nuevos productos u ofrecer servicios on-line? Simplemente establezcamos lo que necesitamos DEJAR de hacer, hacer MENOS o MÁS, o EMPEZAR a hacer.

2. Aclarar los cambios de roles o actividades

Teniendo en cuenta nuestras nuevas prioridades, ¿de qué habilidades disponemos en nuestros equipos? ¿Quién está más capacitado para hacer qué? Involucremos a todo nuestro equipo en esta discusión, igual descubrimos habilidades ocultas en estas nuevas circunstancias. ¿Necesitamos nuevas formas de hacer nuestro trabajo en este escenario? ¿De qué herramientas disponemos o necesitamos encontrar? ¿Quién nos puede ayudar?

3. Decidir el “Team Charter”

¿Cuáles son nuestras metas, valores y reglas como equipo? Un marco de reglas establecidas nos proporcionará efectividad futura y nos ayudará a evitar conflictos. Algunos ejemplos de estas reglas incluyen: ¿Cuál es nuestro horario de trabajo?; ¿Cuáles son los tiempos de respuesta acordados?; ¿Cómo nos comunicaremos?; ¿Cada cuánto nos reuniremos?; etc. Lleguemos a conocernos entre todo el equipo. ¿En qué entorno de trabajo se desenvuelve cada uno en estos momentos? Tengamos en cuenta que en este estado de confinamiento, muchos trabajadores pueden estar compartiendo recursos como ordenadores con el resto de la familia. Otros estarán limitados al tener niños pequeños en casa, lo que inevitablemente provocará interrupciones. Flexibilidad, empatía y sentido del humor son atributos clave en estos momentos.

4. Confiar en el equipo

¡Más buenas noticias! Trabajar en remoto es un remedio inmediato para la micro-gestión, una práctica obsoleta que en el mejor de los casos genera dependencia y en el peor desmotivación. Para los líderes acostumbrados a trabajar codo con codo con sus equipos, el hecho de no poder verlos personalmente puede ser un gran desafío. Sin embargo, si nos preparamos de forma adecuada, clarificamos las tareas y objetivos, y mantenemos un contacto estrecho y frecuente con todos, el equipo responderá bien. Ahora es buen momento para seguir el consejo de Ernest Hemingway: “La mejor manera de saber si puedes confiar en alguien es confiar en él”.  

5. Medir los avances

Aunque las empresas grandes disponen de intranets y herramientas internas para compartir información y medir los avances, las PYMEs también pueden encontrar muchas opciones en la nube fáciles de usar y muy efectivas. Buenos ejemplos incluyen: Slack, Trello, Workboard, Google Drive y Hub Planner. Más ideas aquí.

6. Reforzar la comunicación – Organizar reuniones periódicas

 El factor más importante para asegurar el éxito de los equipos en remoto es la comunicación efectiva. Aunque trabajar en remoto puede subir nuestros niveles de concentración y productividad, al fin y al cabo somos seres sociales…y algunas personas, en especial los más extrovertidos, pueden sentirse solas y desmotivadas. Dado que la posibilidad de vernos a diario es nula, nuestros equipos han de  hacer un esfuerzo extra para comunicarse de forma efectiva. 

Convoquemos reuniones remotas semanalmente o bisemanalmente; es más fácil anular una reunión innecesaria que convocar una nueva a última hora. Si no dedicamos tiempo para estas reuniones, corremos el riesgo de que los miembros de nuestros equipos no perciban lo que los otros están haciendo y al final vayan a la deriva.

7. Limitar el e-mail

 El e-mail puede ser una forma cómoda de transferir y pedir información básica. Sin embargo, suele tener poco impacto y a veces puede causar malentendidos. Hoy en día solemos recibir cientos de e-mails y WhatsApps corporativos, así que tendremos muchas más posibilidades de que los miembros del equipo presten atención a las peticiones si les llamamos directamente. Hagamos un seguimiento por escrito de los temas y acuerdos hablados más importantes.  

8. ¡Poner cara al nombre!

Usemos herramientas de videoconferencias como Face Time, Skype, Google Hangouts and Zoom cuando sea posible. Estos sistemas permiten aprovechar el poder del lenguaje corporal y de la entonación, así los miembros del equipo en remoto podrán entenderse mejor y construir vínculos más estrechos. Según un estudio de Zoom, el 82% de sus clientes se sintieron más confiados y más comprometidos al usar su sistema de videoconferencias.  El uso del vídeo también puede mejorar la toma de decisiones al permitir discutir temas más complejos. 

9. Reuniones breves y útiles

 La mayoría de las reuniones son demasiado largas, con el resultado de que sus participantes inevitablemente acaban perdiendo concentración. Los gigantes de Silicon Valley, Google, Apple and Amazon limitan muchas reuniones a 15 minutos para que sus empleados vayan al grano y no pierdan el tiempo. ¡Menos es más! El enfoque Agile/Scrum funciona muy bien en las reuniones diarias para informar sobre el estado de los proyectos: Hagamos preguntas como: ¿Cuáles son las tres tareas más importantes en este momento?; ¿Qué está funcionando bien?; ¿Qué dificultades tenemos?; ¿Qué tipo de ayuda necesitamos? Si realmente requerimos más tiempo para la reunión, fijémoslo en un máximo de 45 minutos. Las teleconferencias (sin vídeo) pueden ser especialmente fatigantes, así que debemos asegurarnos de que nuestra entonación es la mejor para transmitir energía y entusiasmo.   

10. Espíritu del equipo y moral

 Trabajar en remoto no es un camino de rosas incluso en los mejores momentos. Según un sondeo reciente entre 3.500 trabajadores en remoto, el 20% de los encuestados dijeron que el mayor problema es la soledad, otro 20% encuentran dificultad a la hora de comunicarse/colaborar, y el 12% se distraen en casa (cifra que subirá con el confinamiento familiar).

En estos momentos tan complicados que estamos viviendo es crucial cuidar la moral individual y colectiva. Estamos todos preocupados por lo que nos puede deparar el futuro. Por eso, debemos asegurarnos de que nuestros equipos en remoto sepan que estamos cerca para escucharles si nos necesitan. Reconozcamos estos sentimientos, pero hemos de seguir hacia delante sin pensar en lo negativo. Hagamos hincapié en lo que es posible para fomentar el positivismo. Identifiquemos lo que sí podemos hacer y celebremos los éxitos del equipo.  

También podemos usar estas ideas para construir y mantener el espíritu del equipo:  

-Crear vínculos dentro del equipo: Asignad a sus miembros proyectos en común siempre que sea posible.

-Crear la máquina de café virtual: Dedicad tiempo en las reuniones para compartir noticas personales para fomentar la camaradería. Organizad cafés y comidas virtuales.

-Divertirse en equipo: Celebrad cumpleaños; estableced un tablón virtual; usad Slack o HipChat con fotos, chistes o retos; organizad juegos on-line o sesiones grupales de Pilates en YouTube. Si usamos nuestra creatividad la lista de ideas es interminable. El objetivo es simple: ¡pasarlo bien juntos!  

A pesar de este difícil momento, vivimos y aprendemos de cada experiencia. ¡Con paciencia, positivismo y un poco de ayuda de nuestras Mejores Prácticas tú y tu equipo saldréis de esto más fuertes, más unidos y mejor equipados para enfrentar retos futuros!

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mindfulness

Me dirijo a una reunión con un cliente importante. Tras un atasco infernal y varias vueltas buscando aparcamiento, voy caminando hacia su oficina. Saco el móvil, miro la pantalla y lo vuelvo a guardar en el bolsillo. Pero… ¿Qué hora era? Vuelvo a sacar el móvil, leo mientras camino un Whatsapp que acabo de recibir, lo vuelvo a guardar. ¿Y qué hora es? Vuelvo a sacar el teléfono y, ahora sí, veo que faltan diez minutos para mi cita.

Mientras espero, me dispongo a repasar las notas de la última reunión—“¿Por qué no lo hiciste antes? Siempre lo mismo.” Pero de repente recuerdo que tenía que llamar para retrasar al pintor. Mientras llamo, busco una moneda para la máquina de vending que hay en el vestíbulo. Con las prisas de esta mañana no he desayunado y mis tripas reclaman carburante. Sujetando el teléfono con un hombro y mientras remuevo el café, marco la tecla de unas galletas que se atascan y no terminan de caer. Invocando a los dioses, doy ese golpecito tan español a la máquina para hacerla funcionar. Pero sólo consigo salpicarme con el café y que a la vez se me caiga el teléfono al suelo y se le agriete la pantalla, mientras le sale una voz gritando “¿Oiga, oiga?” Ya está ahí el pintor. ¡Vaya desastre!

El estrés afecta al trabajo, a la familia y a la salud

De vuelta a casa, cansado tras un día frenético, estoy deseando relajarme y desconectar. Pero parece misión imposible. Me recibe mi hijo de ocho años llorando porque  acaba de caerse, mientras su hermano mayor me pide ayuda con su examen de mañana.  Luego mi mujer me anuncia mientras coge el bolso que se marcha, porque esta noche cena con unos amigos…”¿No te acuerdas?” Siento el estómago encogido y un incipiente dolor de cabeza. “Uf, ¡Qué agobio! ¿Por qué me tiene que salir todo tan mal?”

¿Te suena este tipo de situaciones? La falta de concentración, la multitarea que no funciona, situaciones imprevistas que te superan… A todos nos pasa. Y al final, todo se traduce en estrés, que prolongado en el tiempo perjudicará a nuestra salud física y mental.

Reeduca tu cerebro

Frente a las dificultades de cada día, nuestros pensamientos a menudo no ayudan. Según la National Science Foundation de Estados Unidos,  el 80% de nuestros pensamientos diarios son negativos y el 95% son pensamientos idénticos a los del día anterior. Como decía Mahatma Gandhi: “El hombre no es sino el producto de sus pensamientos. Se convierte en aquello que piensa“.

Entonces, ¿Qué podemos hacer? Hay que reeducar al cerebro. Como decía Santiago Ramón y Cajal, premio Nobel de medicina: “Todo hombre puede ser, si se lo propone, escultor de su propio cerebro.”  Los neurólogos le llaman neuroplasticidad a esta capacidad que tiene nuestro cerebro de seguir evolucionando si lo entrenamos y lo estimulamos.

¿Pero cómo hago para reentrenar mi cerebro? Una manera sencilla y eficaz es la práctica de Mindfulness o atención plena.  Mindfulness es una forma de entrenamiento cuerpo-mente que contribuye a reducir el estrés, aumentar nuestra concentración y mejorar nuestro bienestar. Se trata de llevar la atención al  momento presente, sin juzgar, para poder decidir cómo actuar, sin dejarnos llevar por patrones de respuesta automática.

Supera las dificultades diarias con la ayuda de Mindfulness

El Mindfulness nos puede ayudar a trabajar más eficazmente con los retos diarios, sean los que sean. Nos ayuda a regular las emociones, a tomar distancia y a tomar las decisiones de manera más efectiva. Es una especie de “esteroide”, porque nos permite acceder a la mejor versión de nosotros mismos y mejorar nuestro rendimiento. Como describe este artículo del Harvard Business Review,  investigadores de Canadá demostraron que el Mindfulness puede literalmente cambiar nuestro cerebro y hasta aumentar la densidad de la materia gris.

Desde Ronaldo y Federer a Madonna o Elon Musk, muchos deportistas, artistas y empresarios de éxito han incorporado Mindfulness y meditación a su rutina diaria. Dice Bill Gates, “Ahora veo que la meditación es simplemente ejercicio para la mente, similar al ejercitar nuestros músculos cuando hacemos deporte. Sólo hace falta reservar unos minutos de mi día para aprender a prestar atención a mis pensamientos y distanciarme un poco de ellos”.

Mindfulness en el entorno laboral

¿Y cómo hago esto yo en la oficina, que es cuando más lo necesito? ¡Pues se puede!

Aunque el Mindfulness es una “ciencia” reciente, se basa en las técnicas milenarias de meditación. Pero para practicar Mindfulness ¡no hace falta recluirse en un monasterio! Con ejercicios sencillos de meditación o prácticas de atención plena podemos disfrutar de todos sus beneficios.

En los últimos años empresas como Google, SAP, Apple, Bosch, Goldman Sachs…  incluso el Banco de Inglaterra o el ejército de los Estados Unidos utilizan entrenamientos de Mindfulness para mejorar su rendimiento en el trabajo, como describe este artículo de Boston Consulting Group. Y en España el 64% de las 102 compañías certificadas como Top Employers en España ya cuenta con iniciativas de Mindfulness y meditación.

Haz una práctica de Mindfulness con el Ejercicio STOP

Si quieres practicar una técnica sencilla de Mindfulness, prueba el ejercicio “STOP”, que sólo requiere de un par de minutos. Busca un lugar tranquilo y sigue los siguientes pasos:

S: Stop. Párate.

T: Toma varias respiraciones profundas: Inspira, espira.

O: Obsérvate: ¿Cómo estás? ¿Qué emoción sientes, qué pensamientos te vienen, cómo está tu cuerpo?

P: Prosigue. Continúa con lo que estabas haciendo antes de esta toma de consciencia.

Verás que tomando tan solo 2 minutos te sentirás con más calma y más preparado para elegir la respuesta más adecuada a la situación que te rodea. Practicado de forma regular, el Mindfulness mejora nuestra capacidad para adaptarnos a los cambios y aprender cosas nuevas. Crea una agilidad mental y nos ayuda a encontrar las respuestas dentro de nosotros mismos. Ante el estrés, ¡vacúnate con Mindfulness!

No podemos resolver tus problemas diarios, pero con una sesión de introducción al Mindfulness en el entorno laboral, seguro que encuentras al camino para que ¡ser más consciente y encontrar tus respuestas!

productividad

Los ganadores en esta vida se levantan pronto. Todos hemos oído sobre los maestros de la productividad. Para cuando se asoma el alba, ellos ya han saltado de la cama, salido de casa, paseado al perro, y completado su sesión de gimnasio (e incluso encontrado un hueco para un poco de meditación y lectura) –todo antes de presentarse al trabajo antes que nadie, listos para codearse con los mejores del Fortune 500.

O por lo menos eso dice la leyenda. Afortunadamente para el resto que somos meros mortales, el Club de las 05:00 , popularizado por el renombrado guru de productividad Robin Sharma,  no es una fórmula universal para la productividad en el trabajo. Por cada ejemplo de célebre madrugador, como Napoleón, Thomas Edison, o el CEO de Apple Tim Cook, también habrá otros que funcionaban mejor durante las horas nocturnas. Tal es el caso de Charles Darwin, Barack Obama y Winston Churchill (éste último a menudo trasnochaba para escribir sus famosos discursos).

Conoce tu Cronotipo

Y mientras algunos estamos hechos para poner las aceras, parece que otros estamos hechos para cerrar los bares. Todo depende del cronotipo que tengamos. Una compañera mía asegura que para ella se le enciende una luz en el cerebro alrededor de las 11:00 de la mañana. Incluso si logra levantarse temprano, se siente cansada, triste y incapaz de concentrase hasta que su ritmo natural se active. Y la verdad es que, para tener éxito, lo más importante es saber cuándo estamos en nuestro punto más productivo y organizar nuestro tiempo en consecuencia a ello.

Sorprendentemente, un estudio reciente mostró que el típico empleado de oficina en el Reino Unido sólo es productivo durante aproximadamente tres horas al día… ¡2 horas y 53 minutos para ser exactos! ¿Y qué pasa con el resto de la jornada laboral de 8 horas? El internet, las pausas de café y las conversaciones no relacionadas con el trabajo se tragan gran parte del tiempo. Entonces, si solamente eres productivo durante tres horas al día, más vale averigües cuáles son estas horas para poder aprovecharlas.

4 Pasos para aumentar tu productividad

Aquí tienes unas recomendaciones para optimizar tu tiempo en el trabajo:

1. Empieza averiguando tus horas clave:

Trata de documentar el trabajo que consigues hacer durante el día (en una semana de intensidad normal de tu trabajo), detallando el cuándo y el cuánto en un cronograma o en una app como Officetime o TimeCamp. Al final de la jornada sabrás donde inviertes tu tiempo, y te será más fácil identificar un patrón de productividad, la franja horaria donde típicamente cundes más.

2. Planifica las tareas que requieren más energía: 

Ahora que has encontrado el mejor momento de tu productividad, prepara tu rutina y reserva tu energía para las tareas más intensas dentro de esas horas. Nuestros niveles de energía, concentración y motivación fluctúan mucho durante el día. Si estás en tu hora álgida, aprovecha el empuje para avanzar con las tareas que te resulten más complicadas. El gurú de la productividad David Allen, autor de Getting Things Done, aconseja que “si tu energía es baja, por ejemplo, selecciona acciones que sean más fáciles de completar, como papeleo ligero, tareas administrativas o recados, para ponerte en marcha”.

3. ¡Mímate un poco!

Tómate un descanso…nadie puede mantener los mismos niveles de concentración trabajando durante ocho horas seguidas. Cambia de actividad durante unos minutos cuando notes que estás perdiendo el enfoque, especialmente cuando buscas estimular tu creatividad. Como dice Allen, “veces lo más inteligente es tomar un descanso y salir a caminar“. También Robin Sharma comparte este consejo para trabajar mejor: “Trabaja en bloques de 90 minutos con intervalos de 10 minutos para recuperarte y repostar“.

Es esencial comer bien y no saltarte comidas.  Subsistir a base de Coca-Cola y Pringles alterará tu nivel de azúcar en la sangre, haciendo que sea difícil concentrarte.  Mantener tu cuerpo y cerebro bien alimentados e hidratados es básico para maximizar tu productividad.

4. Menos es más…sé realista y flexible:

Maximizar tu productividad no es trabajar hasta que te satures. Limita tu número de objetivos diarios a una cantidad razonable para que tengas tiempo para concentrarte en ellos y completarlos…y deja tiempo para iniciativas a largo plazo. Un 20% de margen también está recomendado para las emergencias inesperadas. Allen concluye; “Cuando se trata de productividad y de crear listas de ´cosas pendientes’, el mayor error que cometen, incluso las personas más listas, es prestar demasiada atención a sus metas en lugar de darse la libertad de dar un paso hacia atrás para reenfocar sus objetivos”.

Por último, si miramos al mundo de la naturaleza, los animales nos pueden enseñar bastante sobre la productividad. Mientras algunos realizan el mejor de sus trabajos por la noche, otros son muchos más efectivos durante el día. ¿Por qué esta diferencia? En la naturaleza todo se trata de supervivencia. Los búhos y murciélagos tienen grandes ojos y orejas ya que están diseñados para ser más productivos por la noche. ¡Madrugar no es la única forma! Por lo tanto, recuerda que para ser más productivo tienes que conocerte a ti mismo y ¡saber jugar tus bazas!

 

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Feedback

Cada noche el dueño del restaurante me preguntaba a mí y al resto de los clientes habituales: “¿Qué tal la cena?” Y, a pesar del servicio lento, la comida fría y platos equivocados, todos mentíamos al responder: “Muy buena, gracias”.  Cuando el restaurante se fue a pique al final del año, el dueño se quedó perplejo. “¡No puedo entenderlo!” exclamó, “Siempre que te pregunté a ti y  a los demás por la comida la respuesta siempre fue “¡muy buena, gracias!

El Feedback es un regalo

A veces es necesario ser cruel para ser amable y decir a la gente lo que realmente pensamos. Después de todo, es difícil mejorar si nadie nos dice dónde nos estamos equivocando y cómo cambiar. Pero a la mayoría de nosotros no nos gusta recibir  “feedback” al menos que sea totalmente positivo. A los participantes de nuestros cursos, por ejemplo, siempre  les alentamos a que nos hagan saber sus comentarios. Aunque los comentarios positivos son mucho más numerosos que los negativos, son los menos favorables los que se nos quedan en la mente…escuecen a veces…¡y nos ayudan a mejorar! Sin este “feedback”, nunca sabríamos lo que la gente piensa de verdad y correríamos el riesgo de perder nuestro negocio justo del mismo modo que el dueño del restaurante perdió el suyo.

4 reglas del feedback

Y el “feedback”, por supuesto, no siempre hay que pedirlo. Está bien dar feedback a nuestros compañeros y amigos aunque no lo hayan pedido, siempre y cuando se haga con el objetivo de ayudar a mejorar a los demás. Simplemente recuerda estas reglas:

  1. Actúa con rapidez: El mejor momento para dar “feedback” es tan pronto como se pueda tras el evento.
  2. Sé directo pero no maleducado: Di claramente lo que piensas –esto no es mala educación, es sinceridad.
  3. Haz hincapié en metas alcanzables: ¡No pidas peras al olmo!
  4. Ofrece sugerencias específicas: Asegúrate de que la otra persona sepa exactamente qué es lo que necesita hacer para mejorar.

Así que, la próxima vez que vea a alguien que precisa un “feedback” honesto, me lanzaré a ello. Cruel para ser amable. ¡No seré yo el responsable del cierre de más restaurantes!

Si quieres aprender más sobre como dar feedback, infórmate sobre nuestro min-taller Skill Pills: Fijar Metas SMART y Dar feedback

influence , humour, impact

¿Cuándo fue la última vez que prestaste atención a las instrucciones de seguridad antes de que tu vuelo despegara? Para qué, ¿no? Si ya lo has oído cientos de veces y siempre es igual. ¡Pués no, en Southwest Airlines es diferente! Compruébalo tú mismo…

Southwest Airlines es una aerolínea norteamericana especializada en humor. Siempre anima a sus asistentes de vuelo a sacar una sonrisa de sus pasajeros. Y como puedes ver en el video, algunos de la tripulación se han tomado el mensaje realmente a pecho y han convertido las instrucciones de seguridad en rutinas de comedia. Y aún más importante, observa la reacción de los pasajeros. Escuchan cada palabra. Se ríen. ¡Incluso aplauden!

El mensaje debe ser claro: Humor y trabajo pueden ir juntos…y pueden hacerlo con mucho éxito. Southwest Airlines es un buen ejemplo. Desde el momento que se fundó esta aerolínea en 1967, se identificó el humor como un componente clave de la cultura de empresa. Generar sonrisas es una meta corporativa oficial; incluso es parte del proceso de selección. Una de las preguntas que se formula en entrevistas de trabajo es “¿Has utilizado el humor en alguna ocasión para resolver un problema profesional?” Que esta estrategia está funcionando salta a la vista. La aerolínea tiene ahora casi 46.000 empleados y opera más de 3.400 vuelos al día. De hecho, Southwest transporta más pasajeros nacionales que ninguna otra aerolínea norteamericana.

Una de las cosas que más nos ha impresionado tras muchos años de observar a los participantes de nuestros cursos es la alegría, creatividad y sentido del humor que los caracterizan…¡hasta que empiezan a hablar de trabajo! En este instante les desaparece la sonrisa y su lenguaje se torna aburrido y pesado. Pero no tiene que ser así. El humor puede ser apropiado en el lugar de trabajo. Y puede contribuir significativamente al éxito profesional. El humor en el trabajo puede ayudaros, tanto a ti como a tu equipo, en muchos diferentes aspectos para llegar a ser:

  1. Más creativo – El humor hace posible la innovación. La gente tiende a cohibirse cuando se encuentra en entornos sombríos y críticos. Por el contrario, una cultura de diversión y bromas en la oficina estimula el intercambio de ideas (independientemente de lo raras que sean), ideas que pueden llegar a ser extremadamente valiosas.
  2. Más distendido – La risa estimula la circulación y ayuda a la relajación muscular, dos factores importantes para reducir los síntomas físicos del estrés. Además, es una forma excelente de incrementar la satisfacción personal, ya que reírse hace más fácil afrontar situaciones difíciles y relacionarse con otros. A los directivos con buen sentido del humor se los percibe también como más cercanos. ¡La risa verdaderamente es la mejor medicina!
  3. Más memorable – Una persona envía y recibe un total de más de 50 emails por día – y ocupa más del 80% de su tiempo de trabajo en alguna forma de comunicación inter-personal. Ante tal panorama es demasiado fácil que tu mensaje se pierda dentro de esa sobrecarga de comunicación. El humor puede ayudarte a evitar esto; puede hacer que tu mensaje haga mella y que se recuerde.
  4. Mejor pagado – ¡De verdad! Un estudio llevado a cabo por el Harvard Business Review revela que a los ejecutivos con sentido del humor se les paga más y se les promociona antes. El estudio muestra que existe una correlación entre un buen sentido del humor y la competencia y adaptabilidad, factores que distinguen a los mejores líderes del resto del pelotón.

¿Aún no estás convencido? OK, todavía hay una ventaja adicional:

  1. Perder peso – Reírse durante 10-15 minutos al día quema alrededor de 50 calorías. ¡Y eso es suficiente para perder un par de kilos si continúas haciéndolo durante un año entero!

Antes de terminar, una ligera advertencia: El humor ha de estar siempre acorde con las circunstancias y las personas. También necesitas ser consciente del factor cultural. Lo que sienta bien en un país no necesariamente sienta igual en otro. Huelga decir que hay límites y que siempre tienes que usar el humor con tacto.

Pese a este aviso, creemos que las recompensas sobrepasan los riesgos enormemente. No asumas que no puedes utilizar el humor en el trabajo. Puedes. ¡Reserva un vuelo con Southwest Airlines y compruébalo por ti mismo!

positive thinking, glass half-full

El expresidente de EE.UU. Ronald Reagan era famoso por su sentido del humor. Una de sus anécdotas favoritas era sobre dos niños y un pony. Los niños eran gemelos, pero tenían personalidades radicalmente opuestas. Uno optimista al cien por cien y el otro totalmente lo contrario, pesimista al cien por cien. Sus padres llegaron a estar tan preocupados con este asunto que decidieron llevarlos al psiquiatra.

El psiquiatra atendió al niño pesimista primero. Lo llevó a una habitación que tenía montañas de juguetes. En vez de gritar de emoción  el niño rompió a llorar. “¿Qué te pasa?” preguntó el psiquiatra. “¿No quieres jugar con todos estos estupendos juguetes?” “Por supuesto que quiero”, dijo el niño lloriqueando, “pero me da miedo romperlos.”

A continuación el psiquiatra atendió al optimista. Llevó al niño a un cuarto que tenía montañas de estiércol de caballo. En vez de taparse la nariz para evitar el mal olor, el niño dio gritos de alegría. Después saltó sobre el montón de estiércol y empezó a escarbar con las manos. “¿Qué haces?” preguntó el psiquiatra todo perplejo. “Con todo este estiércol,” dijo el niño, “¡debe de haber un pony por aquí en algún sitio!”

Reagan contó esta anécdota tan a menudo que se convirtió en una broma habitual entre sus consejeros. Siempre que alguna cosa iba mal alguno decía, “¡que no cunda el pánico! Debe de haber un pony por aquí en algún sitio”. Esta anécdota es un buen recordatorio de la importancia que tiene pensar en positivo. Pero las cosas no siempre salen bien en el mundo real. ¿Qué pasa cuando no hay ningún pony…cuando simplemente lo que hay es un montón de estiércol de caballo?

Hoy en día nos bombardean por los cuatro costados con el mensaje de pensar en positivo. Todos desde el presidente actual de EE.UU. Barack Obama (Yes we can!) hasta oradores motivacionales como Tony Robbins nos atosigan con su incesante  positivismo. Pero auto-convencernos de que todo irá bien es una preparación muy pobre en caso de que ocurra exactamente lo contrario.

Quizá los filósofos antiguos pueden recordarnos algunas de las cosas que los “management” gurús actuales parecen haber olvidado. Estos filósofos entendían la necesidad de equilibrar lo positivo con lo negativo, éxito y fracaso. Los estoicos de la antigua Grecia recomendaban algo que ellos llamaban “la premeditación de los males”. Oliver Burkeman, autor de El antídoto: Felicidad para gente que no soporta el pensamiento positivo, explica que es “una técnica estupenda que conlleva visualizar el peor resultado posible, en lugar del mejor. Una ventaja de esto es que sustituimos el pánico y el miedo descontrolado, con lo que normalmente respondemos a los problemas, por un sobrio análisis de hasta dónde exactamente llegarán las cosas que pueden ir mal.”

Este concepto es similar a los que los psicólogos en la actualidad llaman pesimismo defensivo. El pesimismo defensivo es una forma de pensar negativa que produce resultados altamente positivos en muchas personas. Cuando se presenta un nuevo reto, los pesimistas defensivos limitan sus expectativas y analizan en detalle todo lo que puede ir mal. Entonces descifran el modo en el que  responderán a cada una de las dificultades potenciales. En el mundo actual del ‘yes we can’, los ejecutivos harían bien en recordar la importancia de pensar de forma negativa. Nos puede ayudar a evaluar los riesgos con precisión, centrar nuestros esfuerzos en metas alcanzables en lugar de perder el tiempo en sueños irrealizables, e incluso reducir nuestro nivel de estrés – después de todo, hay pocas cosas más estresantes que la demanda constante de ser positivo 24/7.

Así que, el consejo es bien claro: ver siempre el lado positivo de las cosas es un error. De hecho, alguno de vuestros miembros de equipo más valiosos pueden ser aquello que pone más pegas y parece menos positivo. Después de todo, como dijo alguien alguna vez, “me gustan los pesimistas. Siempre son los que traen chalecos salvavidas a la barca.” Y como alguien más dijo, “Puede que haya un pony por aquí en algún sitio. Pero seamos reales, si parece un pato y hace cuac cuac como un pato, ¡es (probablemente) un pato!”  

 

using notes to remember

Mi hijo tiene problemas para recordar las cosas.

Yo: Bryan, ¿tienes deberes para este fin de semana?

Bryan: ¿Deberes?

Yo: Sí, ¿sabes? Tareas del colegio que se hacen en casa. Venga, ¿tienes deberes o no?

Bryan: No estoy seguro. No recuerdo lo que dijo el profesor.

Yo: ¿Cuántas veces he de decirte que anotes los deberes que te ponen?

Bryan: ¡Ah! Espera un minuto. Creo recordar que anoté algo. Aquí está. Sí, tengo que escribir un resumen de un libro para el lunes.

Yo: ¡Genial! ¡Estoy orgulloso de ti, Bryan! ¿Ves lo importante que es anotar las cosas?

Bryan: Papá, hay un problema. Se me olvidó el libro en el colegio…

 

Mi hijo no es el único que tiene problemas para recordar las cosas (también tengo una mujer, pero eso es otra historia)…Muchos de los participantes de nuestros cursos de hablar en público nos comentan lo difícil que les resulta recordar todo lo que quieren decir en sus presentaciones. La solución más obvia para este problema es prepararlas bien. Nunca deberías hacer una presentación sin haber ensayado lo que vas a decir…¡en voz alta!  Practicando tu presentación en voz alta no sólo  te harás con las palabras que vas a utilizar, sino que también te ayudará a no perder el hilo de tus  ideas: primero esto, seguido de esto y así sucesivamente. También  puedes hacerte una chuleta si crees que te ayudará. Imita a los presentadores de la televisión y utiliza pequeñas fichas que puedes sujetar fácilmente en una mano. Esto te permitirá seguir gesticulando con ambas manos a la vez que hablas. Apunta las palabras clave para refrescarte la memoria y solamente míralas si te quedas bloqueado.

Pero ¿qué más puedes hacer para recordar lo que necesitas decir? Y a propósito, no eres el único que necesita recordar tu presentación. ¿Qué hay de la audiencia? ¡En realidad ellos son los que necesitan recordarla! Después de todo, es el objetivo de la presentación, ¿no? Por lo tanto, ¿cómo puedes hacer que tus presentaciones sean memorables tanto para tu audiencia como para ti mismo? Para empezar aquí tienes unas cuantas ideas. Imagina que tienes que hacer una presentación con una estructura de tres o cuatro partes y temes olvidar algo –o incluso peor aún, temes que tu audiencia no recuerde los puntos principales.

  1. Aliteración: Utiliza palabras que comienzan con el mismo sonido para encabezar cada sección de tu presentación. Por ejemplo, si estructuras tu presentación de ventas queriendo hacer hincapié en los beneficios de tu producto puedes hacer tu discurso más memorable si titulas las secciones Calidad – Compatibilidad – Coste. O si es una presentación de marketing, podrías hablar de Producto – Precio – Plaza – Promoción.
  2. Acrónimos: En este caso las letras del acrónimo representan la primera letra de cada título de tus secciones. Por ejemplo, a todos los escolares de Estados Unidos se les enseña que el modo más fácil de recordar los nombres de los cinco Grandes Lagos es memorizando “HOMES” (Huron, Ontario, Michigan, Erie, Superior). No es tan difícil trasladar esta idea a la presentación de un proyecto que trata de Financiación – Equipo – Organización (FEO).
  3. Acrósticos: Otra técnica basada en memorizar las letras iniciales, pero esta vez la primera letra de cada palabra de una frase representa la palabra clave que has de recordar. Por ejemplo, “Mi Delicada Sobrina Rita” a menudo se utiliza para enseñar a los niños la secuencia correcta de las operaciones aritméticas (Multiplicar, Dividir, Sumar, Restar). De nuevo, un poco de creatividad puede dar mucho de sí para solucionar problemas de memoria. Los acrósticos y acrónimos son especialmente útiles si necesitas recordar información en el orden correcto.

 De acuerdo, dirás, pero has olvidado que tengo mala memoria. ¿Cómo voy a recordar todas estas ideas? Es fácil, simplemente necesitas pensar en A-A-A (Aliteración – Acrónimos – Acrósticos). ¡Y eso es algo que hasta mi hijo puede recordar!