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En las últimas semanas trabajar desde casa se ha convertido en el orden del día para la mayoría de nosotros a causa de la crisis del COVID-19. Y esta nueva situación significa que muchos de nosotros tendremos que aprender rápidamente cómo liderar y participar en video y teleconferencias. 

Las reuniones de cualquier tipo pueden ser todo un reto incluso en las mejores de las circunstancias, pero las reuniones virtuales nos pueden complicar la vida todavía más. Aún en las mejores de las circunstancias, en cuanto los dos o tres primeros participantes se unan a la llamada, empiezan los problemas. El viejo chiste sobre las reuniones nunca ha sido más acertado: Las mejores reuniones son de dos personas…¡y el otro ha tenido que cancelar! Una encuesta reciente de más de 1000 trabajadores en EE.UU. y el Reino Unido reveló que hasta un 33% del tiempo de sus teleconferencias se pierde entre distracciones e interrupciones.

¡Pero no tiene por qué ser así! Si sigues unas reglas básicas y aprovechas la última generación de tecnología fácil y de precio razonable, puedes conseguir que tus reuniones sean más productivas ¡y hasta disfrutar de ellas!

Cinco claves para triunfar en las reuniones virtuales

1. Usa videoconferencia siempre que sea posible

La comunicación se vuelve muchísimo más fácil cuando podemos vernos las caras. Las expresiones faciales  y lenguaje corporal juegan un papel clave para transmitir nuestros mensajes y comunicar nuestras emociones. La videoconferencia es también una excelente manera de fomentar el espíritu de equipo porque facilita que los miembros se conozcan a nivel personal. Para recrear la sensación de una reunión presencial y sacar el máximo beneficio del vídeo, pide a los participantes que se acerquen más a sus cameras para que se vean bien sus caras. Las herramientas de videoconferencia como ZOOM, GoToMeeting, Skype, Microsoft Teams y Google Hangouts son muy fáciles de usar…¡y algunas son incluso gratis!

¡Pero ojo! No todo el mundo tiene el ancho de banda de Internet suficiente para la conexión por vídeo, así que procura siempre ofrecer una opción para unirse sólo por vía telefónica.

2. Sigue las mejores prácticas para reuniones

Como en todas las reuniones, informa por adelantado a los participantes sobre el objetivo y la agenda del encuentro, y facilítales cualquier documento que tengan que leer o propuestas que tengan que traer preparadas.

Limita al mínimo posible tanto el número de participantes como la duración  de la reunión. En nuestra experiencia, más de cinco o seis participantes para reuniones donde se requiere una participación activa, como resolver un problema o tomar una decisión, no es aconsejable ya que se vuelve difícil gestionar el grupo. Además, es más fácil que los introvertidos “se pierdan” entre los más parlanchines. También deberás limitar tus reuniones a 45 minutos. La comunicación virtual requiere una mayor concentración y es mucho más fatigante. Si de verdad necesitas más tiempo, introduce pausas para mantener a tu público interesado y con energía.

3. Comunica de forma breve y clara

Si ´lo bueno, si breve, dos veces bueno’ es buen consejo para reuniones presenciales, es aún más importante cuando se trata de la comunicación virtual. Ve al grano en tus intervenciones. Dilo una vez, dilo claro y no te repitas. ¡Asegúrate de terminar de hablar antes de que te dejen de escuchar! También es buena idea hablar un poco más despacio que de costumbre para que los demás puedan entenderte fácilmente. Y si no entiendes algo que alguien dice, no dudes en pedir que lo repitan o lo clarifiquen. Seguro que no serás el único en tener dudas y ayuda mucho para evitar futuros malentendidos.

4. Toma las riendas de la reunión

Es fácil perder el orden en las reuniones virtuales, por lo tanto es clave nombrar a alguien para dirigir el tráfico. Las responsabilidades del líder incluyen: limitar el debate al objetivo de la reunión; fomentar que las intervenciones sean concisas; y asegurarse de que todos tengan la oportunidad de dar su punto de vista (es decir, cortar de forma diplomática a los participantes con tendencia a alargarse o repetirse).

Evita preguntas generales como“¿Qué os parece?” o “¿Alguien tiene una sugerencia?” En su lugar, pregunta a la gente por orden en la mesa virtual (por ejemplo, “Vamos a escuchar a Carlos primero, luego Teresa y después Antonio”).    

Procura hacer que los debates lleguen a una conclusión: Prueba la técnica de Sólo Tres Palabras, que obliga a los participantes a resumir su postura. Por ejemplo: 

Líder: Maite, ¿cuál es tu opinión sobre la propuesta?’

Maite: Innecesaria, cara, compleja.

Líder: Susana, ¿y tú?

…y así.

5. Engancha  a tu audiencia

Según un artículo del Harvard Business Review, la mayoría de las personas reconoce que se dedica a otros asuntos durante las teleconferencias. Para ser preciso, el 65 por ciento suele escribir correos no relacionados con el tema de la reunión, el 25% se dedica a mirar las redes sociales, y el 21% está comprando on-line. ¿Es una batalla perdida entonces? ¡Pues no si procuras que tus reuniones virtuales sean breves, interesantes e interactivas!

Utiliza un buen tono de voz. No hay nada como una voz monótona para hacer que la gente desconecte. Utiliza buena entonación y volumen para transmitir entusiasmo y energía.   

Ayudas visuales. Si tienes que presentar información detallada, procura siempre compartir pantalla con PowerPoint gráficos, infográficos, etc. De esta manera el grupo podrá seguirte más fácilmente. 

Solicita feedback en tiempo real mediante encuestas como Poll Everywhere. Esta app móvil funciona de manera independiente de la plataforma de video/teleconferencia y permite a los participantes votar y evaluar diferentes opciones sin interrumpir la reunión. Para foros grandes, Webex y Adobe Connect también permiten involucrar al grupo con funciones virtuales como levantar la mano y votar sobre lo propuesto.

Prepárate para el futuro

En resumen, las reuniones son eventos; son como organizar una cena o una fiesta en casa. Como líder de la reunión virtual eres el anfitrión del evento y es tu responsabilidad dirigirlo de forma efectiva y productiva. Y seamos sinceros, los encuentros virtuales son la única opción que nos queda en estos momentos tan difíciles.

Pero la realidad es que las reuniones virtuales han llegado para quedarse. En el mundo post Covid-19 de recortes presupuestarios y restricciones de viajes, seguramente seguirán siendo la herramienta preferida para la comunicación. Por lo tanto, si tú y tu equipo podéis fortalecer vuestras dotes de comunicación virtual, os ayudará con creces tanto ahora como en el futuro.

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