remote teams equipos en remoto

Los equipos virtuales no son nada nuevo. Aunque la globalización ha popularizado el concepto, se podría decir incluso que empezaron con la expansión del Imperio Romano. La diferencia ahora mismo es que la crisis del Covid-19 ha lanzado a miles de organizaciones a teletrabajar de un día para otro. Y mientras que algunas organizaciones multinacionales tienen la experiencia y herramientas para adaptarse rápidamente, para muchas otras empresas cambiar de un modelo tradicional a trabajar desde casa es un duro desafío.

No queda duda de que estamos viviendo tiempos turbulentos con la llegada de retos nuevos a diario, pero la buena noticia es que los equipos virtuales pueden ser extremadamente exitosos. De hecho, estudios del MIT demuestran que los equipos en remoto pueden superar el rendimiento de los equipos tradicionales.

Nuestros expertos han establecido 10 Mejores Prácticas esenciales para ayudaros a ti y a  tu organización a liderar equipos en remoto e impulsar tu negocio en el entorno actual.

1. Clarificar y adaptar las metas

 Un caso tan singular como la pandemia del Covid-19 puede llegar a cambiar radicalmente las metas y prioridades de los negocios. Como con cada cambio, habrá puertas que se cierren y otras que se abran. ¿A qué debemos dar prioridad? ¿Hay alguna oportunidad en este momento? Quizá ésta es la oportunidad para ceñirnos a metas urgentes a corto plazo como garantizar la cadena de suministros y hacer los procesos más ágiles. ¿O a lo mejor es hora de trabajar buscando iniciativas a largo plazo tales como desarrollar nuevos productos u ofrecer servicios on-line? Simplemente establezcamos lo que necesitamos DEJAR de hacer, hacer MENOS o MÁS, o EMPEZAR a hacer.

2. Aclarar los cambios de roles o actividades

Teniendo en cuenta nuestras nuevas prioridades, ¿de qué habilidades disponemos en nuestros equipos? ¿Quién está más capacitado para hacer qué? Involucremos a todo nuestro equipo en esta discusión, igual descubrimos habilidades ocultas en estas nuevas circunstancias. ¿Necesitamos nuevas formas de hacer nuestro trabajo en este escenario? ¿De qué herramientas disponemos o necesitamos encontrar? ¿Quién nos puede ayudar?

3. Decidir el “Team Charter”

¿Cuáles son nuestras metas, valores y reglas como equipo? Un marco de reglas establecidas nos proporcionará efectividad futura y nos ayudará a evitar conflictos. Algunos ejemplos de estas reglas incluyen: ¿Cuál es nuestro horario de trabajo?; ¿Cuáles son los tiempos de respuesta acordados?; ¿Cómo nos comunicaremos?; ¿Cada cuánto nos reuniremos?; etc. Lleguemos a conocernos entre todo el equipo. ¿En qué entorno de trabajo se desenvuelve cada uno en estos momentos? Tengamos en cuenta que en este estado de confinamiento, muchos trabajadores pueden estar compartiendo recursos como ordenadores con el resto de la familia. Otros estarán limitados al tener niños pequeños en casa, lo que inevitablemente provocará interrupciones. Flexibilidad, empatía y sentido del humor son atributos clave en estos momentos.

4. Confiar en el equipo

¡Más buenas noticias! Trabajar en remoto es un remedio inmediato para la micro-gestión, una práctica obsoleta que en el mejor de los casos genera dependencia y en el peor desmotivación. Para los líderes acostumbrados a trabajar codo con codo con sus equipos, el hecho de no poder verlos personalmente puede ser un gran desafío. Sin embargo, si nos preparamos de forma adecuada, clarificamos las tareas y objetivos, y mantenemos un contacto estrecho y frecuente con todos, el equipo responderá bien. Ahora es buen momento para seguir el consejo de Ernest Hemingway: “La mejor manera de saber si puedes confiar en alguien es confiar en él”.  

5. Medir los avances

Aunque las empresas grandes disponen de intranets y herramientas internas para compartir información y medir los avances, las PYMEs también pueden encontrar muchas opciones en la nube fáciles de usar y muy efectivas. Buenos ejemplos incluyen: Slack, Trello, Workboard, Google Drive y Hub Planner. Más ideas aquí.

6. Reforzar la comunicación – Organizar reuniones periódicas

 El factor más importante para asegurar el éxito de los equipos en remoto es la comunicación efectiva. Aunque trabajar en remoto puede subir nuestros niveles de concentración y productividad, al fin y al cabo somos seres sociales…y algunas personas, en especial los más extrovertidos, pueden sentirse solas y desmotivadas. Dado que la posibilidad de vernos a diario es nula, nuestros equipos han de  hacer un esfuerzo extra para comunicarse de forma efectiva. 

Convoquemos reuniones remotas semanalmente o bisemanalmente; es más fácil anular una reunión innecesaria que convocar una nueva a última hora. Si no dedicamos tiempo para estas reuniones, corremos el riesgo de que los miembros de nuestros equipos no perciban lo que los otros están haciendo y al final vayan a la deriva.

7. Limitar el e-mail

 El e-mail puede ser una forma cómoda de transferir y pedir información básica. Sin embargo, suele tener poco impacto y a veces puede causar malentendidos. Hoy en día solemos recibir cientos de e-mails y WhatsApps corporativos, así que tendremos muchas más posibilidades de que los miembros del equipo presten atención a las peticiones si les llamamos directamente. Hagamos un seguimiento por escrito de los temas y acuerdos hablados más importantes.  

8. ¡Poner cara al nombre!

Usemos herramientas de videoconferencias como Face Time, Skype, Google Hangouts and Zoom cuando sea posible. Estos sistemas permiten aprovechar el poder del lenguaje corporal y de la entonación, así los miembros del equipo en remoto podrán entenderse mejor y construir vínculos más estrechos. Según un estudio de Zoom, el 82% de sus clientes se sintieron más confiados y más comprometidos al usar su sistema de videoconferencias.  El uso del vídeo también puede mejorar la toma de decisiones al permitir discutir temas más complejos. 

9. Reuniones breves y útiles

 La mayoría de las reuniones son demasiado largas, con el resultado de que sus participantes inevitablemente acaban perdiendo concentración. Los gigantes de Silicon Valley, Google, Apple and Amazon limitan muchas reuniones a 15 minutos para que sus empleados vayan al grano y no pierdan el tiempo. ¡Menos es más! El enfoque Agile/Scrum funciona muy bien en las reuniones diarias para informar sobre el estado de los proyectos: Hagamos preguntas como: ¿Cuáles son las tres tareas más importantes en este momento?; ¿Qué está funcionando bien?; ¿Qué dificultades tenemos?; ¿Qué tipo de ayuda necesitamos? Si realmente requerimos más tiempo para la reunión, fijémoslo en un máximo de 45 minutos. Las teleconferencias (sin vídeo) pueden ser especialmente fatigantes, así que debemos asegurarnos de que nuestra entonación es la mejor para transmitir energía y entusiasmo.   

10. Espíritu del equipo y moral

 Trabajar en remoto no es un camino de rosas incluso en los mejores momentos. Según un sondeo reciente entre 3.500 trabajadores en remoto, el 20% de los encuestados dijeron que el mayor problema es la soledad, otro 20% encuentran dificultad a la hora de comunicarse/colaborar, y el 12% se distraen en casa (cifra que subirá con el confinamiento familiar).

En estos momentos tan complicados que estamos viviendo es crucial cuidar la moral individual y colectiva. Estamos todos preocupados por lo que nos puede deparar el futuro. Por eso, debemos asegurarnos de que nuestros equipos en remoto sepan que estamos cerca para escucharles si nos necesitan. Reconozcamos estos sentimientos, pero hemos de seguir hacia delante sin pensar en lo negativo. Hagamos hincapié en lo que es posible para fomentar el positivismo. Identifiquemos lo que sí podemos hacer y celebremos los éxitos del equipo.  

También podemos usar estas ideas para construir y mantener el espíritu del equipo:  

-Crear vínculos dentro del equipo: Asignad a sus miembros proyectos en común siempre que sea posible.

-Crear la máquina de café virtual: Dedicad tiempo en las reuniones para compartir noticas personales para fomentar la camaradería. Organizad cafés y comidas virtuales.

-Divertirse en equipo: Celebrad cumpleaños; estableced un tablón virtual; usad Slack o HipChat con fotos, chistes o retos; organizad juegos on-line o sesiones grupales de Pilates en YouTube. Si usamos nuestra creatividad la lista de ideas es interminable. El objetivo es simple: ¡pasarlo bien juntos!  

A pesar de este difícil momento, vivimos y aprendemos de cada experiencia. ¡Con paciencia, positivismo y un poco de ayuda de nuestras Mejores Prácticas tú y tu equipo saldréis de esto más fuertes, más unidos y mejor equipados para enfrentar retos futuros!

 Si quieres aprender sobre cómo gestionar mejor los equipos en remoto, consulta nuestros cursos de Liderazgo.